RPac DMS / ECM

Ein Dokumenten Management System (DMS) und ein Enterprise Content Management System (ECM) ist Integriert.

Mit dem Baustein RPac DMS können Dokumenten Management und Workflow vollständig in die Warenwirtschaft und alle anderen Module integriert werden. Alle Dokumente, Dateien und Belege zu einem Objekt wie Artikel, Werkzeug oder Kunden werden archiviert. Das gilt sowohl für interne Dokumente, wie z.B. eigene Word- und Excel-Dateien, Artikelbilder oder technische Zeichnungen und PDFs sowie auch für externe Belege wie z.B. eingescannte Rechnungen. Externe Dokumente, z.B. Rechnungen von Lieferanten oder technische Zeichnungen, können so elektronisch in der Datenbank archiviert und vollständig verwaltet werden. Das Dokument wird dabei direkt eingescannt, ohne dass ein weiteres Programm manuell geöffnet oder ein Dateiname vergeben werden muss. Damit steht das Original-Dokument jederzeit an jedem Arbeitsplatz per Mausklick zur Verfügung und kann bei Bedarf wieder ausgedruckt werden.

Was ist der Unterschied zwischen ECM und einem DMS?

Vom Aufbau und der Benutzeroberfläche wirken Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oftmals sehr ähnlich. Dabei unterscheiden sie sich in ihrer Charakteristik fundamental: ECM ist ein Konzept, das in einem Unternehmen die umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Unternehmensinformationen gewährleisten soll. Dabei greifen verschiedene Software-Lösungen ineinander. Zentrale Elemente hierfür sind Archivierungs-, Out- und Input-Management- sowie Web-Content-Managementsysteme, aber auch ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist. Dokumentenmanagementsysteme werden aber auch vielfach eigenständig eingesetzt, um Unternehmensdokumente digital zu archivieren und einen schnellen Zugriff auf sie zu ermöglichen.

Grundsätzliche Funktionen

  • Erstellen von Dokumenten direkt aus RPac-ERP als PDF, Bild etc.
  • Einlesen von Dokumenten die ausserhalb von RPac-ERP entstanden sind
  • Dokumente einfügen in einen Kontext zur Suche und Anzeige/Reproduktion von Dokumenten
  • Ergänzung der Dokumente mit Informationen wie Schlagworten Status und anderen Kennzeichen zur schnelleren Auffindung
  • Suchfunktion über Begriffe und Inhalte von ganzen Dokumenten
  • Insgesamt eine revisionssichere Ablage und Archivierung von Dokumenten und Workflows
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